中兴新云黄仁芬：基于十大信息技术的行政事业单位智能财务管理转型

2021-07-02 10:15

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2021年6月6日，由上海国家会计学院主办，中兴新云支持的“信息技术驱动行业财务变革”高峰论坛暨2021年影响中国会计人的十大信息技术评选结果发布会在上海国家会计学院顺利举行。

中兴新云事业部总经理黄仁芬女士出席本次峰会，并作主题分享——“基于十大信息技术的行政事业单位智能财务管理转型。”

我们整理了现场发言视频及文字内容，以飨读者。

现场的各位专家，各位财务界的同仁，大家好！

非常高兴能够在这里和大家分享十大信息技术在行政事业单位的应用。无论是数字化还是智能化，我们更多是面向企业在谈。中兴通讯2005年就建立了中国企业第一家财务共享服务中心，直到2019年，中国第一家行政事业单位的财务共享服务中心才落地，中间隔了整整十五年的时间。可以看到，行政事业单位的财务管理转型、财务数字化的发展趋势远远落后于企业，所以今天我想在这里跟大家分享一下这个“被遗忘的角落”。

前面很多嘉宾已经讲到了历年“影响会计从业人员的十大信息技术”，从2018年到2020年，“财务云”、“电子发票”、“电子档案”等都是非常高频的词汇。我今天会讲到的技术除了这些外，也有2021年新上榜的技术，比如“数据中台”、“OCR技术”等。从技术起源讲，技术的目的一定是为了促进业务更好的发展。

一、财务工作的困境

据我们了解，现在行政事业单位的财务管理人员或者财务工作面临着非常多的困境，我用三个词来总结：忙、茫、盲。

1、忙——忙碌，做不完的工作，理不清的数据

做不完的工作。大家想象中行政事业单位的人员工作是非常轻松的，在2018年和2019年，我们给一个国家机关做财务数字化转型的项目时，了解到他们财务人员的工作强度基本是996起步，有时候是007。为什么会出现这样的困境？现在行政事业单位整体的财务信息化水平相对于企业来说非常落后，很多工作还是靠人工进行。我原来在学校曾经帮导师报销，一开始是拿着票据去财务室门口蹲着，后来可以在网上预约，再后来当很多企业已经实现了自动化报销的时候，企业、政府机关、学校、医院等单位还在拿着纸质票据报销。信息化的落后导致了财务人的忙碌。

企业有很多数据，这些数据是内部管理的数据。但是对于行政事业单位不一样，他们有很多的数据需要上报，比如每年财政预算报表、财政决算报表、政府采购报告、国有资产管理等等，非常多的报告，由于没有信息化的支撑必须依靠人手工加工完成，这导致他们的工作量特别大。

对于行政事业单位的财务人员来说，非常强调服务观念。高校里服务对象是教授、老师，医院里服务对象是主治医生等等，这些高精尖人才已经用了非常多的时间和精力在专业领域，再让他们按照财务的要求去报销是非常困难的事情。比如电子发票刚出来的时候，查重可能是靠大家自己填承诺函；比如发票验真，企业可以要求业务人员把验真截图打印出来，但在行政事业单位几乎是不可能的。这也导致行政事业单位的财务人员有做不完的工作。

理不清的数据。行政事业单位有分局、司，大家的信息系统水平不一样，上报的数据不管是口径还是颗粒度都不一样，这导致数据逻辑没办法理清楚，也不具有可比性，上报的时候非常困难。

2、茫——茫然，理不清现在，看不清未来

理不清现在。我们曾经给一个医院的客户做智能财务转型，他们面临什么困难？医院有非常多的资产，但是资产盘点是很大的问题。每个科室有多少设备，这些设备什么时候买的，用了多少年，使用频次如何等等，所有的数据财务人员都不清楚，他们基本上从来没有成功地进行过资产盘点，这是理不清现在。

看不清未来。曾经有一个朋友，在学校里做会计，经常看我朋友圈分享的动态，她问我：“你们经常谈数字化，企业财务可以支撑业务转型，可以做战略财务、业务财务，我在学校里没有这样的事情可以做，像你经常分享的财务自动化、智能化技术出来之后，我是不是就失业了？”这是第二个茫，行政事业单位的财务人员对他们自己的未来是看不清的。

从现在会计行业信息技术的发展和应用趋势来看，谈得更多的是企业的数字化。企业的财务管理人员未来可以做战略财务、业务财务，从业务中来、到业务中去，但行政事业单位的财务人员未来何去何从，不管是学术界还是实务界，都相对研究得不多。

3、盲——眼睛看不见

控制不了风险。对行政事业单位来说，财务第一要务是要把风险控制好。对企业来说内控风险相对比较小，但行政事业单位外部的监管要求远远多于企业，有中央和政府机关的差旅费管理办法、会议费管理办法、招待费管理办法、中央八项规定等等，这些还只是国家层面出台的政策，还有每个机关内部的很多政策，比如现在提出了审计全面化、巡视常态化等等国家层面审计监管的要求。对于行政事业单位来说，内控风险也是非常巨大的挑战。如果所有的工作都依靠手工处理，所有的发票靠人一笔一笔来查验，每一笔报销都靠人工来核对，这是很不现实的。

分不清资源。以医院为例，每年各个科室会报当年的采购计划，今年要买什么样的设备，但是这时候财务跟每个科室沟通的时候没有底气，因为不清楚这个科室去年是不是已经买了设备，设备用了多久，是不是到了报废期限。从自身的内因来看，现在行政事业单位的财务管理人员面临着非常多的困境。

从国家政策来看，国务院、财政部以及国家整体的“十三五”、“十四五”规划等都提出了“数字经济”、“互联网+”，以及对行政事业单位的内控都提出很多新的要求。在这样的内因和外因驱动下，行政事业单位的财务管理转型是迫在眉睫、势在必行的事情。

二、财务转型迫在眉睫

财务具体如何转型？

第一，要明确不同的行政事业单位的战略不一样，要基于单位的性质来转型，比如是属于监管行业的政策制定者？还是科教文卫的民生服务？以医院为例，医院的战略定位有这么几个：满足医院的基本社会责任，这是第一要务也是国家的最基本要求；除此之外，国家对于很多大型三甲公立医院还有其他要求，至少做到自负盈亏、收支平衡；另外很多医院现在有了很便利的条件，也必须承担很多科研项目。

第二，在明确了行政事业单位的整体战略情况下，要考虑财务管控到底应该怎么管。第一个，对于医院来说，社会责任方面要考虑的是怎么帮助医生护士做好对病人的救治和服务，提高病人的就医体验；第二个，是国家对医院的收支平衡要求，医院考虑的是怎么开源节流，怎么做好成本的分析，每一台手术中间用了几个护士、多少纱布、多少棉签等等；对科研项目来说，应该考虑怎么协助医生、教授，项目到底要不要开展，开展的过程中有什么财务风险，应该做好相应的管理和提示。

第三，在明确整体战略及财务管控的大方针政策的基础上，再谈在企业界谈的滚瓜烂熟的概念，比如共享财务、业务财务、战略财务。共享财务是把行政事业单位的标准工作集中到一起；业务财务，对医院来说，胸外科、消化内科、消化外科等每个科室配一个财务人员，帮助科室更好地提升病人就医体验以及成本管控。

转型的四个关键词

第一是内控，首先把所有的风险控制住，不要出纰漏。

第二是服务，对于行政事业单位来说，教授、医生他们的工作时间和精力非常宝贵，财务人员应该做好服务，提升他们工作体验，尽可能让他们少花时间在琐碎的财务工作上。在做好内部服务的基础上，再帮助业务部门做好对外的服务。

第三是数据，除了内在的数据以外，更多是强调面向国家监管机构的标准数据，比如财政决算、财政预算、政府采购。这些报告由系统自动生成，能大大减低大家的工作量。

第四是业务，不管是事业单位还是企业单位，都会提到财务人员怎么更好地支撑企业或单位的业务，到底应该怎么转，用什么样的工具转？

三、财务转型的工具和手段

智能财务云平台

我们曾经给政府机关客户搭建的智能财务云平台，有几个关键词：一个平台，我们搭建了统一的财务大数据平台，避免信息孤岛与重复建设的问题；两大融合，业务数据和财务数据的融合，以及事项流、资金流的融合；三少理念，少走流程、少走弯路、少走覆辙，客户要求一定要做到傻瓜式填单，证明他们对服务的要求非常高；四算集合，我们在系统打通预算、结算、核算、决算的融合和数据链条，减少数据的重复录入；最后是“5+1”智控和六化效果，包括简化、美化、标准化、场景化等等。

总体架构

中间是财务云平台，传统的财务云平台强调的是流程与操作的处理中心，今天提供的财务云平台赋予了新的能力和新的定义。首先必须具备数据中台的概念，要沉淀所有的内部数据，包括单位内部的合同、工资、绩效、成本的数据，同时还要把数据存储在数据中台里与外部监管系统，包括财政预算、财政决算、国有资产、国库集中支付等等国家监管平台去进行数据打通，这是第一个能力。

接口平台，提供标准的接口连接和复用能力，行政事业单位也有很多内部系统，跟企业差异不大。但是在外部系统里，企业要和外部连接的系统主要包括银行、税务等等，而行政事业单位要和外部连接的系统是非常多的，这个时候接口平台的能力显得尤为重要，通过接口平台建设实现单位内部系统和外部各种各样监管系统的连接。

共享平台，包含了智能报账、智能影像、智能运营，这样一些基础的财务业务就可以在一个平台进行统一调度、集中处理。

另外，我们通过接口平台和数据中台能够搭建一套数据标准体系，在这个基础上形成面向单位内部各个层级的不同报表展示平台，包括财务报表、决算、运算、监控指标等等。这是我们认为的政府事业单位的财务云平台应该具备的能力。

智能识别

通过 OCR 技术对电子发票和纸质发票的结构化数据进行自动提取，支持混拍，进行发票自动切割、智能分类后，就可以用我们的智能提单，这个也是满足了刚刚说的傻瓜式填写。

智能提单

原来填单要在纸质单据上写非常多信息，现在在系统里傻瓜式选择或者通过点击就能完成业务的操作，给服务对象带来的体验是：十指变一指，十分钟变一分钟。

智能预警

在行政事业单位里有非常多的内控管理制度，如果要靠业务人员记住这些制度，每次在报销的时候记住哪些红线不能逾越，或者靠财务人员人工审核，难度是非常大的，体验非常不好，所以我们在系统里内嵌了智能预警，把相应的制度、纪律在系统里做了预警和提示，所有人提单的时候就能够看到预警规则。

基于规则引擎的智能审核

我们可以把规则分为两类，第一类，固定的、可以由系统完成的规则，这里可以由系统校验事件的真实性、具体内容的合规性、时间的合理性、逻辑的合理性。中央和政府机关很多费用有很复杂的流程，每一个环节环环相扣，比如培训，先得有培训计划，接着提交培训预算申请，后面才能提交培训费用的报销单。原来每个环节靠线下完成，效率非常低，有了智能审核引擎之后可以通过系统校验逻辑的合理性，如果不满足这个规则就无法提单，大大提升了效率。第二类，不固定的规则，存在大量特殊情况需要判断的，就比较难用信息系统去实现，最终还需要人工进行审核。

在曾经服务过的客户里，我们通过规则引擎内嵌了一千多个开支标准，五项费用预算管理和五项费用计划管理要求，包括23个单据类型，37套附件清单，206个附件，在系统里做了内置的智能审核，大大提高了财务人员的工作效率，极大地控制住了风险。

智能核算

在新的政府会计制度执行后，需要有两套会计准则、两套会计制度，第一个是基于收付实现制的预算会计，第二个是基于权责发生制的财务会计。原来财务人员困扰的是对不齐一分钱，现在苦恼的是两个账之间的逻辑关系是否正确。通过智能核算，大大减轻了他们要做两套账并且核对两套账之间数据逻辑的工作量，也大大提升了整个政府事业单位财务人员的工作效率。