财务共享服务中心如何实现智能化任务分配?
三个月前，A集团刚刚完成财务共享服务中心的建设。小李作为共享服务中心负责人，本希望通过共享项目提升财务处理效率，但是却事与愿违。系统上线后，不仅财务人员人均审单量与预期相差甚远，还出现了审核质量低、任务分配不均衡、人员忙闲不一、流程超时、人员积极性低等问题。
与A集团一样，不少大型企业集团的也存在着类似的问题。虽然实现了财务共享服务中心从无到有的建设，财务团队也由原先的分散走向了集中，却难以实现预期中灵活高效的业务处理，人员任务分配效率与公平的矛盾突出。
一、任务分配中的三大难题
财务共享服务将分散的业务集中起来，对其进行进一步标准化、流程化改造，并由共享服务中心的财务人员统一处理。然而，在业务量增加的同时，财务处理难度也同步增加，囿于任务分配中存在的三项难题，导致预期价值难以有效发挥。
● 一是在集团层面并没有设计有效的任务分配机制，难以实现共享服务专业化分工，标准化操作的业务处理目标
● 二是单一的划分标准，导致人力使用效率低下。例如，按照服务区域对工作组进行划分，这种模式下，不同区域的工作量大小存在差异，区域之间人员难以调度，忙闲不一，人力调用明显失衡。
● 三是传统的抢单方式虽然可以调动员工积极性，但是在机制不明晰的时候，极易产生任务分配不均的问题。而单一的派单机制虽然保证了相对公平，但却需要审核量达到一定量级才能保障员工积极性。
二、如何实现智能化任务分配
智能化任务分配从流程机制上进行了设计，具体表现为：共享运营系统通过集团到共享服务中心、共享服务中心到组、组到个人的路径实现了财务审核的高效性，保证了审核质量。
共享运营系统接收前端系统流转的单据，先汇总在任务池，集团按照不同的模式将任务向共享服务中心划分，共享服务中心再按照多种任务规则分配到工作组，然后通过多种派单规则，实现组到个人的分配。这种基于共享运营系统的智能化和自动化的任务分配机制被称之为：三级任务调度机制。
▲ 共享运营系统三级任务调度机制
1. 集团任务调度池集中管理
集团任务调度池集中管理是指任务从集团到共享服务中心的分配。超级管理员将所有集团的任务汇集在任务池，按照不同的模式将任务向各个共享服务中心进行划分。
目前主要有两种模式：按照区域进行任务调度或按照业务类型进行任务划分。通过制定统一的业务指引、作业流程与交付标准，达到共享运营任务的可配置管理和实时驱动。共享运营系统能够实现在任何时间将某一集团下的任务向任一共享服务中心迁移，同时还可实现将某一共享服务中心的所有业务转移至另一共享服务中心，从而实现集团专业化分工、财务运行成本降低、审核效率与质量提升，达到共享服务中心高效运营的目标。
2. 多任务规则分配
多任务规则分配指的是任务从共享服务中心向组进行分配，即按照核算主体、单据类型、业务类型、报账金额、币种等多种任务规则进行划分。在任务流转过程中，可以灵活根据任务规则进行任务范围划分，从而使得共享服务中心集中处理业务的人力资源调用更加均衡，提升人力使用效率。
3. 多任务派发模式
多任务派发模式是指通过多种派单规则将任务从组向个人分配，从而实现业务标准化和任务分配智能化。传统抢单和单一派单机制带来的弊端，主要是任务分配和积极性难以均衡。在以自动分配为主、人工分配为辅的多任务派发模式下，这种弊端可以被完美化解，有效保障任务从组向个人的分配。任务派发规则主要有以下三种方式：
▲ 共享运营系统任务派发规则
● 定时派单
又称作按照工作量动态分配，系统可自定义从数据中台向该任务组派单的时间和数量，自定义人员的单次提取数量。共享运营定时器遵循成员在手任务量、单次取单量等通用规则，从而避免派单时某个成员获取任务过多，其他成员却没有任务的情况，实现系统自动分配单据给待处理工作量少的财务人员。
● 自由取单
又称为任务池自动抓取，待办任务统一提交到任务池，共享运营系统通过工作组管理进行成员分配，实现共享人员自行抓取任务。这种派单模式，可以有效激励人员积极性，实现了业务流程处理时间缩短一半以上，任务等待时间缩短了约70%。
● 人工派单
又称为手工派单，待办任务除了可按照所属岗位等规则自动分配给相应审核人员外，同时人工对任务可也进行分配或调整。共享服务中心主任可监控流转到下属工作组的所有任务，将任务进行分配到人、跨组调整等操作。例如：某一人员任务积压或离职，共享服务中心主任可以将该员工的待审任务手动分配给在岗员工，从而避免工作量分配不均、任务超时等情况的出现。
通过自动化、智能化的三级任务调度机制、科学的工作组管理、敏捷的任务调整机制，共享运营系统能够有效保障大型企业集团财务作业流转的公平与效率，帮助企业整合内部资源、提升运营效率、降低管理成本，全方位支持共享服务模式的落地实施与优化。
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