员工信用管理：让“信用”规范报销行为
传统报账模式下，员工报账业务一般采取“员工提单—业务审批—财务审核—支付”的模式，在这种模式下，报账人员与财务人员双方是潜在不信任的关系，财务人员需要对每笔单据都进行严格审批，审核中如果发现票单不一致，需要进行仔细核实。
当发生退单时，双方的冲突就会显性表现，极易引发负面情绪，经常因为报账违规、缺乏即时性沟通、缺乏信任而导致报账周期长、效率低、体验差，而且员工的违规报账行为不能被记录，员工也存在再犯的可能性，违规报账行为始终难以规避，无形中也增加了财务风险发生的概率。
如何敦促员工合规报账、防范舞弊行为与员工道德风险，进一步提升报账效率、内控质量与管理效益？员工信用管理模式为这一问题的解决提供了一条可行路径。
员工信用管理模式下，财务人员审核会既看单据又看“人 ”，不是看报账人员的岗位和职级，而是看信用等级。由此，设计并运营一套完整的员工信用管理机制便成了必然。
设计员工信用管理机制，三步走！
员工信用管理是指为员工建立信用档案，运用一定的评价标准与方法，定期或不定期对员工的报账质量和信用进行评价。那么，具体要怎么做呢？设计员工信用管理机制可以进行“三步走”。
第一步 设定信用评分标准
德鲁克说：“如果不能衡量，就无法管理。”信用评分标准是员工信用管理的基础、依据和出发点，企业应当首先建立信用评分标准和评级体系。
信用评分一般以财务共享服务中心报账系统的单据作为评价基础，共享服务中心可以依据信用评级来决定审查等级和支付时效性，信用评级更高的人，可以拥有更好的报账体验，审核与支付环节也享有优先权。比如，信用评级高的，可以见票即付、票据后审；评级中等的先审后付，设定对应付款期；信用极差者，列入黑名单，视情况通报批评甚至建议辞退。
通过设计并发布评分标准，能在员工报账时起到必要的提示作用，保证诚信与谨慎操作，引导员工为自己的行为负责，自觉规范报账行为，同时也会根据信用等级进行流程匹配，提升报账效率，缩短报账周期，提高财务工作效率，由此降低因违规业务的频繁发生而产生的内控成本。
▲ 某集团员工信用评级示例
第二步 建立信用评分流程
信用评分流程是员工信用管理的重要支撑，一个完整的信用评分流程应该包括以下三个步骤：
业务填单与审批：业务人员按照报账系统的单据页面进行单据填写，相关审批人完成对应的审批流程。
单据审核与信用评分：共享服务中心审核会计在审核报账单据时，如果发现存在不合规等问题时，需要选择相应的扣分选项，系统记录到员工信用评分表中。
定期更新信用档案：根据信用评分更新周期，基于单据信用评分结果，对周期内的员工信用档案进行集中更新。
▲ 信用评分流程
第三步 生成信用评价报告
每一张业务单据都可以对应到业务提单人及所在的业务部门，因此，可以基于单据的信用评分结果，综合生成针对个人和部门的信用评价报告。企业通常会设定信用失效时间，比如将过去一年的业务单据记录作为信用评价的基础，超出范围内的信用评价结果则自动失效，不纳入采集范围。
信息系统如何助力员工信用管理？
那么，是不是意味着建立了员工信用管理机制就能够顺利实现信用管理的目标了呢？其实不然，员工信用管理不应只有机制，更不应该止于机制。
若想保证员工信用管理机制能够顺利运行、获得成效，运用信息系统来承载实现就显得格外重要，只有这样才能保障员工信用管理处于合理、高效的运营模式下，对员工报账质量进行全面、实时的监控与评价。
中兴新云 FOL 共享运营系统信用管理模块支持建立员工信用档案，自主设定违规事项、扣分标准、信用等级与事后打分等功能，有效约束员工不良报销行为，建立企业良好报销生态。具体来说，系统功能主要体现在三个方面：
1、配置违规事项
系统可以根据企业需要和侧重点设置违规事项的不同种类，依据违规程度设置信用扣分标准和调整分数。初审会计进行单据审核时，选择该笔单据的违规事项类型，便可以根据前期设置的规则，自动进行分数调整。
▲ 违规事项配置界面
▲ 违规事项新建界面
2、设置信用等级
依据企业需要，将信用分数根据分数区间划分为不同级别。系统可以将用户的信用分数和信用等级自动显示在每一张审核的单据上，以提醒审核人员在进行审核时重点审核。
信用情况会直接影响员工报账单据的审核效率和时长，实现对审核优先级的管理。信用等级越高，审核优先级越靠前，从而会缩短付款周期和提高报账效率，提升员工报账满意度。
▲信用等级设置界面
3、事后打分
如果在稽核过程中，稽核人员发现初次审核中未发现的违规事项，也可以在审核完成后，对员工的信用分数进行调整，做到对员工信用的事后控制，实现全方位、实时的监控。
▲ 事后打分界面
员工信用管理机制的建立可以防范员工道德风险，中兴新云 FOL 共享运营系统信用管理模块通过全面、实时的监控评价，引导员工规范报账行为、养成诚信报账习惯，推动员工信用管理落地。同时，差异化管理模式下，有效实现了财务风险控制、报账效率提高和管理成本降低，全面提升企业财务管理水平，为企业创造价值。
