财务与会计 | 中兴新云郭奕：关于推进科研经费无纸化报销的思考
关于推进科研经费无纸化报销的思考
作者：郭奕 朱子凝 朱睿
本文发表于《财务与会计》2022年03期
摘要：本文探讨了无纸化报销的内涵，总结企事业单位在智能报销方面的实践经验，梳理了API、OCR、智能审核、电子档案等信息化、自动化、智能化技术在费用报销各环节的应用，为推动科研经费报销向无纸化报销迭代提供思路。同时，本文阐明了实现科研经费无纸化报销所需要的外部支持和内部准备，为无纸化报销的最终实现提出相关建议。
在新兴技术蓬勃发展的背景下，企事业单位费用报销已从线下基于纸面的传统模式向新型智能报销模式转型。“大智移云物”与财务领域的融合已经产生了智能数据采集、智能提单、智能审核等一系列应用场景，为优化报销体验、实现更加精准的费用管理提供了有效途径。虽然受制于电子发票尚未完全普及、各单位信息化建设能力以及政策执行程度不一等因素，实现彻底的无纸化报销仍有难度，但是也有不少企事业单位已有了先进的智能报销的尝试和实践，能够为推进科研经费无纸化报销落地提供参考和借鉴。在此背景下，本文主要基于企事业单位实践，提出无纸化报销的内涵，梳理企事业单位在智能报销方面的技术应用，并提出实施科研经费无纸化报销的建议，为彻底解决科研经费“报销繁”问题、进一步减轻科研人员事务性负担提供思路和参考。
无纸化报销的内涵
无纸化报销是指在费用报销流程中报销凭证是电子载体，并且报销凭证的接收、审核、入账和归档均通过信息系统完成的报销模式。无纸化报销模式下，在提单环节，报销人无需纸面填写申请，可利用智能技术自动采集业务数据；在审核环节，财务可借助规则引擎、机器学习等技术进行审核与校验；在入账环节，财务可利用会计引擎自动生成会计凭证；在档案管理环节，各类原始凭证能够以电子形式匹配、归档及调阅管理。当前，完全的无纸化报销是一种理想状态，真正实现无纸化报销并不容易。一是由于部分外部凭证（如火车票、汽车票、船票、门票等）暂未实现电子化；二是由于部分非制式的外部凭证（如会议通知等）难以转换为标准的电子化文件。
纸质原始凭证的电子化是推动无纸化报销的关键。需要注意的是，电子原始凭证并不是简单地将纸质凭证拍照或扫描转换为图像文件，而是需要由计算机等电子设备形成和传输的、满足一定条件的电子会计资料。电子原始凭证包括外部接收电子原始凭证和单位内部形成电子原始凭证。其中，外部接收的电子原始凭证包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单、电子合同等；内部形成的电子原始凭证是单位内部在经济业务发生时填制的，用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据，包括申请单和报销单等。
无纸化报销的应用
企事业单位智能报销实践
近年来，费用报销向着移动化、智能化的方向发展，进入智能报销阶段。借助应用程序编程接口（API）集成开放的外部系统、内部业务系统与财务信息系统，打通数据在线流转通道，内部电子单据无纸化传递，跨部门线上协同，减少手工录入信息和人工干预可能产生的错误。通过加强系统间的数据共享，应用智能技术，构建移动化、无接触、智能化的费用报销全流程，实现信息智能采集、单据智能填写、凭证智能审核、档案智能管理、数据智能分析。本文以中兴新云智能报销解决方案及信息系统产品为例介绍信息化、自动化、智能化技术在费用报销领域的应用，智能报销流程包括信息采集、提单与审批、财务审核、档案归档等环节（如图1所示）。
▲ 图1 智能报销流程及其主要环节
（一）智能信息采集
当前国内电子发票的应用范围逐渐扩大、开具数量呈爆发式增长。然而发票全面电子化政策的推行和新旧制度的更替需要一定的过渡期，纸质发票还将与电子发票大量共存，如何实现纸质发票的快速识别录入、电子发票不打印即可报销、避免人工对发票进行查重和验真等问题仍需解决。
光学字符识别（OCR）技术是一种离线字符识别技术，通过运用光学设备（包括扫描仪、数码相机等）将纸质文档上的文字转化为图像，再利用算法将图像信息翻译成可编辑的计算机文字，其本质是利用光学设备捕获图像并识别文字，将人眼的能力延伸到机器上。经过多次技术迭代，以及伴随着深度学习技术的不断发展，光学字符识别技术结合深度学习技术已经能够超越人眼识别的效率和准确率。
在信息采集环节，对于电子发票，报销人可以使用票联系统从支付宝、微信卡包等渠道直接获取电子发票，或上传OFD/PDF格式的电子发票文件；对于纸质发票，报销人可以使用票联系统对粘贴平铺好的纸质发票进行拍照，现有技术可以实现多张发票的混合拍照上传，系统基于切分分类引擎，对增值税票、各类交通票、定额发票等标准化结构发票图像进行精准切分。票联系统内置OCR技术，能够自动快速识别发票内容并保存为结构化的数据，对接税局系统完成真实性验证，并将发票数据和验真结果传递至费用报销系统，对发票进行统一集中管理，自动对比查重，避免重复报销，获取的结构化数据及验真结果将作为报销单据填写和后续审核的依据。
（二）智能提单与审批
通过费用报销系统，实现单据的线上填报和纸质单据的有效流转，提升报销单据的传递效率，业务领导也可以直接在费用报销移动端随时随地完成单据审批。费用报销系统能够关联并获取商旅和线上采购系统中的订单信息以及票联系统中的发票数据，报销人直接勾选已经过查验的发票及从业务系统中同步来的订单及合同信息，线上发起报销审核。系统可以根据发票数据自动判断业务类型并填写报销明细，报销人不需要重复录入大量信息，系统易用性提升了报销人的体验感。系统内嵌各类费用支出标准、内控及合规要求、预算冻结标准等，在报销人提单时给予提示，避免报销违规事项的发生，有效控制财务风险。
（三）智能审核
报销人提交报销单后，费用报销系统采集电子报销凭证，并解析为结构化数据；纸质报销凭证由扫描岗人员将纸质凭证统一扫描成电子影像，并通过OCR识别获取结构化数据。智能审核系统基于所获取的结构化数据，依据系统预先配置的审核规则，利用审核算法实现数据与规则的自动校验，系统自动提示潜在风险事项，并对审核结果进行可视化展现（如图2所示）。同时，财务人员可依据电子影像对审核异常及无法判定的信息进行人工补充审核，系统基于深度学习技术不断提升审核准确性。智能审核系统的应用能够提高财务审核效率与质量、缩短报销周期、降低财务运行成本，为相关业务分析提供数据基础，提升财务管控力度。
▲ 图2 智能审核系统自动提示风险事项
（四）智能档案归集
财务人员审核无误后，单据信息流转至会计核算系统生成记账凭证。电子档案系统将报账单据、附件影像、电子原始凭证及银行回单等进行匹配，形成完整的电子档案并进行归档；纸质凭证及其他会计资料以纸质档案形式保存。
电子档案系统是电子会计档案的统一管理中心，支持电子会计档案的收集、整理、归档、保管与借阅。电子档案系统以费用报销系统凭证信息为基础，对接电子影像系统。在财务入账后，电子档案系统调用接口从费用报销系统、电子影像系统获取电子发票原件、纸质发票影像文件以及其他报销附件的电子版原件和纸质版电子影像，匹配后形成符合会计档案归档规范的电子会计档案。同时，电子档案系统支持档案借阅，能够及时满足内部借阅和外部审计的需求。电子档案系统设置一系列安全技术措施，保障电子档案安全可靠，通过水印、加密、签名验证等手段防止档案篡改，支持异地双数据中心，双重保证电子档案不丢失、不泄露。电子档案系统的建立能够有效保障电子会计凭证的全生命周期电子化，解决电子会计凭证归档问题，实现实物档案与电子档案的对应检索，是无纸化报销流程的重要工具。
无纸化报销的效果
（一）推进费用报销向高质量、高效率流程升级
推行无纸化报销能够促进费用报销向高质量、高效率流程升级，全面减少人为操作，以“机智”赋能“人智”，大幅提升流程体验感和费用管理水平，实现费用报销不垫资、不贴票、不填单、不见面、不审核、不记账。在报销过程中，消费订单直连报销系统，实现数据“无感采集”并自动生成报销单据，报销人不需要垫付资金，也无需获取纸质发票；单位基于差旅系统和采购系统定期与供应商进行对公结算，报销时效性增强，实现了费用报销不垫资、不贴票、不填单。在审批审核环节，信息系统以数据传输代替纸质单据传递，线上电子签批代替线下见面审批。在财务处理环节，借助系统规则自动审核，自动生成会计凭证信息入账，提高报销准确性，实现了费用报销不见面、不审核、不记账。
（二）促进费用报销向数字化发展
在传统的线下报销或简单的网上报销模式下，由于没有应用信息系统采集和积累数据，或由于信息系统分散、数据标准不统一等原因，很难整合和挖掘费用报销数据中的价值，费用管理通常缺乏及时的数据支持，没有量化的决策模型，靠管理者的经验进行费用支出控制。可以说，无纸化报销的意义不仅在于解决“报销繁”的问题，对于财务自身而言，电子发票和信息技术的应用为费用管控从事后走向事中和事前提供了条件，为数字化思维与费用管理的融合提供了基础。
在此基础上，各单位可以围绕费用管理的核心诉求设计一套完善的指标体系，并运用可视化的形式对分析结果进行展示。从整体费用分析与专题费用分析角度统计费用支出现状，利用算法合理预测未来费用支出，提前安排相关资源；监控单据驳回次数与发票异常情况，了解报销制度遵从情况，建立报销人信用评价体系，定位异常增长费用类型，落实风险防控长效机制；量化费用报销流程体验，设置提单平均用时、审核时效、单据退回原因分布等效率评价指标，对流程进行持续优化，查找对应系统缺陷并优化功能，实现费用支出数字化、合规遵从数字化和流程体验数字化。
实施无纸化报销的建议
信息系统和智能技术是实现无纸化报销的主要手段，外部政策环境的支持、内部观念的转变以及信息化规划与建设是实现科研经费无纸化报销的重要前提。要真正解决繁琐的报销问题，既需要制度、观念、标准方面的转变，又需要技术的应用，外部环境与内部准备缺一不可。
（一）实现无纸化报销需要外部政策环境支持
虽然现阶段电子发票已经逐步普及，但是仍有部分外部凭证未实现电子化（如汽车票、船票等）。对于已实现电子化的凭证，目前由于各种电子凭证数据标准不统一，导致各单位接收处理电子凭证时普遍存在接收难、入账难和归档难等问题，直接影响无纸化报销的推行。此外，《会计档案管理办法》虽然规定了单位内部可仅以电子形式保存电子会计资料, 但只是作出原则上的要求，缺乏具体的指导细则。一些单位或因对虚假电子报销凭证辨识能力不足，或因担心电子化的凭证和档案在外部检查和审计中存在合规问题，不愿直接将电子报销凭证作为入账依据，依然要求报销人打印电子凭证或提交纸质凭证，或提供其他的证明材料佐证事项真实性，并形成纸质档案保存，反而增加了报销人的负担，与推行电子会计凭证报销入账归档的初衷不符。基于以上问题，笔者建议相关部门可以从以下几方面提供政策支持，与各单位形成合力。
第一，相关政府主管部门需要积极推进落实发票“全领域、全环节、全要素电子化”，统一电子凭证数据标准，完善有关电子原始凭证报销入账、电子会计档案的政策，给出进一步的指导细则。
第二，在政策上鼓励和支持各科研项目承担单位尽可能将科研经费报销材料精简化。因为报销过程中涉及一些从外部获取的、非制式、非标准的证明材料难以实现电子化，笔者建议可以从报销政策角度入手，落实扩大科研经费包干制的费用类型和实施范围，精简报销所需的证明材料，从源头减少报销所需的纸质凭证。
第三，外部监管机构及第三方审计机构需要统一认识，认可符合要求的电子会计凭证及电子会计档案。
（二）实现无纸化报销需要内部充分准备
在实际应用场景下，从传统的线下报销到无纸化报销需要不断的演进与迭代，同时需要单位内外部的多方配合，而不是简单地实施一套信息系统。承担科研项目的企事业单位可以从以下几点推进科研经费的无纸化报销。
第一，实现无纸化报销需要更新思想观念。推行无纸化报销首先需要单位领导的认可与支持，财务部门要做好宣贯和培训，普及有关电子签章技术和法律效力的知识，提升电子签章接受度，统一单位对无纸化报销的认知，提升人员的接受度。
第二，实现无纸化报销需要做好单位信息化规划与建设。无纸化报销需要各单位使用信息系统承载报销流程，除了从外部获取的电子原始凭证，各单位内部也会通过信息系统形成电子原始凭证，替代内部产生的纸质凭证，并通过财务系统与业务系统间的对接进行流程的自动推进和报销信息的获取。当前，许多单位都已建立财务系统和科研管理、采购、资产等业务系统，但由于建设时缺乏整体规划，系统建设零散且割裂，数据无法自动线上流转，一些单据、报销材料还需要线下传递，或在不同的系统中重复填写。因此，各单位需要提升业财信息化水平，建设与凭证电子化相适应的信息系统，并优化内部系统集成，夯实无纸化报销实现的基础。
第三，实现无纸化报销需要积极尝试技术应用。智能采集、智能提单、智能审核、电子档案等应用场景的实现都离不开一体化信息系统及自动化、智能化技术的应用。应积极应用相关技术，探索适应各单位现状的解决方案，合理规划并逐步实施。例如，对火车票报销业务量大的单位而言，可以规划建设统一的商旅平台，有出差需求的人员在平台上订票出行，由单位直接与服务提供商进行对公结算。
第四，实现无纸化报销需要与之相适应的制度、标准及控制手段。各单位可以将现行制度下科研经费报销所需的附件进行统一梳理，分别判断哪些附件材料可以“做减法”、哪些可以实现电子化、哪些可以通过系统对接直接获取数据，进而更新、优化现有的报销制度。通过明确各类费用的标准附件，梳理支出标准，在整体层面统一人员对报销制度和要求的理解。报销人在提单时系统能够提示报销制度、注意事项及所需附件，将支出标准转换为计算机可以理解的规则语言，将判断标准、审核规则嵌入信息系统，对风险事项进行自动识别，提升对费用的管控力度，形成一套适合新报销模式的风险控制手段。
