【费用报销】发票采集的“五个自动化”

阅读本文你将了解

1.发票采集的三个难题

2.发票采集的五个自动化

发票是企业经营活动中的重要业务凭证，也是企业进行会计核算和税务申报的关键依据。员工在报销因公费用支出时，首先要做的便是对交易所产生的凭证及发票信息进行采集。而在数字化时代，随着发票载体形式的改变以及企业数字化转型的趋势，传统的人工发票信息采集却给企业的费用管理带来难题：

低效易错

对于业务处理量大、报销发票众多的大型集团企业而言，通过人工手段进行查重、验真、认证，不仅工作量大、效率低，影响员工报销时效，还容易出错，增加企业费用管理风险。

发票电子化挑战

2016年，“推行电子发票”首次正式写入十三五规划纲要；2021年3月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，进一步阐明“十四五”时期我国税收征管改革总体规划，强调稳步实施发票电子化改革，2021年建成全国统一的电子发票服务平台，2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化。由此可见，发票电子化已势在必行，企业需要更全面、更便捷的采集渠道与手段获取各票种及不同形式的发票结构化数据，提升员工报销体验。

数据资产流失

传统的手工票据处理模式，致使众多与企业经营息息相关的数据资产流失。在企业进行财务数字化转型的关键路口，如何更广泛、智能、无感地进行信息采集，沉淀更多业务数据，为更深入的数字化应用提供数据基础，成为企业面临的重要议题。

“五个自动化”构建发票高效采集新模式

为了解决上述管理痛点，高效、全面地采集发票信息，企业需要借助自动化、智能化的技术，实现发票采集的“五个自动化”，即自动识别、自动解析、自动查重、自动验真及自动认证。

▲ 发票采集的五个自动化

自动化一：自动识别

企业费用报销所使用的发票，根据其载体形式的不同，可分为电子发票和纸质发票。对于发票票面中的结构化信息获取，纸质发票需要利用OCR技术进行自动识别，电子发票则需要通过系统进行自动解析。

▲ 发票的提交与查验

对于纸质发票的信息采集，需要在发票粘贴完毕后，在中兴新云 FOL 票联系统中通过手机拍照或相册图片识别的方式进行获取。票联系统支持混拍识别，通过内置的切分分类引擎和OCR识别引擎，可精准、高效地切分一张图片上的多张发票，并针对切分完毕的每一张单独发票，提取结构化信息，便于后续的查验。

中兴新云 FOL 票联系统支持增值税电子普通发票、增值税发票、航空运输电子客票行程单、火车票、出租车/的士票、定额发票、过路费发票、机打发票、卷票、客运汽车、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等多种类型票据的识别，识别结果准确率高达95%，不受字体变化、模糊、背景干扰信息等复杂环境影响，并可设置发票识别及录入限额设置，对超额发票发出限额预警，进一步降低发票金额识别错误风险。

自动识别的结构化发票信息都将在中兴新云 FOL 发票池中汇集沉淀，发票池通过接口服务与企业内外部系统集成对接，如关联发票发起报账，报账系统获取发票结构化信息并自动录入单据，生成单据金额、出差城市及日期等信息，减少员工手工操作，提高报销信息准确性。发票与单据/凭证生成一对一或多对一关联关系，并可进行互相联查。

此外，纸质发票还可以通过各类扫描设备进行扫描，例如平板式发票扫描仪、高速扫描仪等。扫描仪与电子影像系统进行对接，扫描完成的影像可以上传至中兴新云 FOL 电子影像系统。电子影像系统同样内置切分分类引擎和OCR识别引擎，可对发票进行智能切分和信息提取。

▲ 纸质发票提交、识别、查验流程

自动化二：自动解析

电子发票的信息获取更方便快捷，并支持线上查重验真，具有安全、高效、环保等优点。对于电子发票信息的采集，员工可在移动端使用中兴新云 FOL 票联系统从微信、支付宝卡包、邮箱自动获取电子发票，或通过中兴新云 FOL 费用报销系统PC端将电子发票以PDF或者OFD格式上传至报账单的附件区中，系统将自动解析结构化数据。

2022年，财政部组织开展电子凭证会计数据标准试点工作，要求接收端试点单位按照电子凭证会计数据标准及相关技术规范、国家标准，对软件进行配置，接收电子凭证并按照会计数据标准自行解析，解决因电子发票数据标准不统一造成的接收难、入账难问题。

中兴新云响应财政部试点要求，对财务云信息系统进行原始凭证电子化适配改造升级，使系统在接收增值税专票及普票、电子行程单、电子客票等发票后，能够自动对发票数据进行解析，获取结构化数据信息，用于报账、生成凭证及归档等后续工作，并对外系统推送的电子发票签章进行自动验签，保证电子发票传输过程中不被篡改，减少凭证真实性验证工作量，降低票据造假风险，票据报销、归档过程安全可控。

▲ 财政部试点电子凭证上传

自动化三：自动查重

中兴新云 FOL 发票池存储企业所有的发票基础信息，对于新提交的发票，可通过票联系统与发票池内已报销发票信息进行比对，完成发票的自动查重，保证发票唯一性，防止员工重复报销。

中兴新云 FOL 发票池支持多维展示发票票面信息、状态信息及发票关联信息，实现对企业生产经营过程中涉及的全类型发票的集中管理，助力企业深度挖掘发票价值，实现发票管理的便捷化、智能化，辅助企业经营决策。

▲ 发票自动查重

自动化四：自动验真

中兴新云 FOL 发票池通过与税局查验平台对接，传输发票要素至税局查验平台，进行发票的自动验真。验真完成后，税局查验平台会将发票状态、发票明细等信息回传至发票池。

中兴新云 FOL 发票池展示增值税发票的查验情况（成功、失败），对于未查验成功的，可手工发起查验。系统支持查验多种使用增值税发票管理新系统开具的发票，包括：增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票、卷式发票、通行费发票）、机动车销售统一发票、货物运输业增值税专用发票、二手车销售统一发票、区块链发票。

▲ 发票自动验真

自动化五：自动认证

▲ 专票认证流程

中兴新云 FOL 进项发票认证系统通过与税局系统和企业发票池对接，实现自动化、数字化的进项发票管理。系统通过配置可操作的税号，拉取税局底账库中该税号下所有发票数据，同步企业发票池发票数据至进项发票认证系统，并根据底账库全量数据，从发票池获取发票报销入账状态等信息，自动匹配判断发票是否达到可认证条件。财务人员可根据入账状态和企业税务筹划需要，进行多维条件组合查询后批量勾选。进项发票认证系统将通过接口与税局系统进行数据交互，完成增值税专用发票的认证。

中兴新云 FOL 进项发票认证系统提供自动勾选认证快捷操作，在启用自动勾选认证的配置后，每月1号系统会自动执行一键抵扣确认，实现完全自动化认证。系统通过软证书授权即可使用，无需税盘等硬件，并可申请多个软证书对应多个税号，适用多分子公司的集团 ，一次登录即可全部认证。通过系统内置的定时器管理，企业可定时拉取税局底账库发票数据，与税局数据保持一致。此外，系统还兼容底账库和发票池两种认证场景，财务人员可根据每月实际业务需要，选择对应的流程操作，便捷完成发票认证业务。

▲ 一键抵扣确认

信息技术的每一次振翅，都将为各行业带来指数级的巨变。“大智移云物”时代，企业通过应用自动化、智能化技术，进行无感、全量的发票信息采集，将极大提升财务工作质量与效率，优化员工报销体验。同时，由于数据采集范围的扩大与数据采集时效的提高，也将为后续企业利用数字化手段，深度挖掘数据资产价值奠定基础。