【财务信息技术】电子发票：助力财务管理创新实践
电子发票：助力财务管理创新实践
本文发表于《财务与会计》2022年10期
【摘要】在经济社会全面数字化转型的大背景下，以电子发票取代纸质发票，实现发票全领域、全环节、全要素电子化已经成为各方共识。本文在阐明电子发票发展趋势的基础上，从流程和数据应用的角度探讨电子发票对企业财务管理的影响，说明电子发票的落地应用将驱动财务依托于信息系统和技术应用实现流程线上化、自动化、智能化，并推动财务从数据的视角洞察业务、指导决策，并进一步阐明企业应当如何应对发票电子化的大趋势，为企业实现电子发票切实落地、推进财务转型进程提出了建议。
【关键词】电子发票；全电发票；财务管理
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我国电子发票的应用情况
电子发票应用创建财务工作新模式
如何把握电子发票应用新机遇
电子发票是信息时代发票形态及服务管理方式变革的新产物，可以被定义为单位和个人在购销商品、提供或者接受服务，以及从事其他经营活动中，按照税务机关要求的格式，使用税务机关确定的开票软件开具的电子收付款凭证。近年来，伴随着数字经济的增长、新兴技术的成熟以及绿色发展逐渐成为共识，在企业端呼唤和政策端力推的共同作用下，发票正在加速向电子形态演进。
一、我国电子发票应用情况
我国电子发票应用试点开始于2012 年，国家发改委在《有关促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》中明确指出要积极开展网络（电子）发票应用试点。2015 年国家税务总局正式推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票，同时提出增值税电子普通发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。2015 年12 月出台的《会计档案管理办法》明确了满足一定条件、由内部单位形成的属于归档范围的电子会计资料，可仅以电子形式保存，这使得困扰电子发票的报销问题首次在政策层面获得解决的依据。
2020年12月，国家税务总局发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，宣布全国新增11 个地区的新办纳税人实行增值税专用发票电子化，2021 年1 月21 日起增值税专用发票电子化范围继续扩大至25 个省市。自此，增值税专用发票电子化改革驶入快车道。
2021年12月，上海、广东、内蒙古三地启动全面数字化的电子发票（以下简称全电发票）试点工作。全电发票的法律效力、基本用途与现有纸质发票相同——带有“增值税专用发票”字样的全电发票，其法律效力、基本用途与现有增值税专用发票相同；带有“普通发票”字样的全电发票，其法律效力、基本用途与现有普通发票相同。作为全新推出的电子发票，全电发票与现行的增值税电子普通发票和增值税电子专用发票有显著区别。首先，全电发票领票流程更加简化，全电发票实现“去介质”，纳税人不再需要预先领取专用税控设备；通过“赋码制”取消特定发票号段申领，发票信息生成后，系统自动分配唯一的发票号码；通过“授信制”自动为纳税人赋予开具金额总额度，实现开票“零前置”。其次，发票开具更加便捷，这主要体现在五个方面：一是发票开具渠道更多元，电子发票服务平台将支持电脑网页端、客户端、移动端手机App 随时、随地开具全电发票；二是发票服务“一站式”更便捷，电子发票服务平台将集成全电发票开具、交付、查验以及用途勾选等多项功能；三是发票数据应用更广泛，通过“一户式”“一人式”发票数据归集，加强各税费数据联动；四是“去版式”满足个性业务需求，全电发票可以选择以数据电文形式交付，破除PDF、OFD等特定版式要求，根据不同业务进行差异化展示；五是纳税服务渠道更畅通，电子发票服务平台将在全电发票开票、收票等环节提供征纳互动相关功能。最后，全电发票将实现入账归档一体化，一方面通过制发电子发票数据规范、出台电子发票国家标准，实现全电发票全流程数字化流转；另一方面税务部门将发布电子发票数据规范和接口标准，开放电子发票服务平台接口方案，鼓励企业改造ERP 等财务软件直接对接，实现发票报销、入账、归档一体化操作。
二、电子发票应用创建财务工作新模式
电子发票的落地应用改变了企业传统的、基于纸质发票的线下财税运作流程，引领财务管理向自动化、智能化演进。与此同时，电子发票数据的采集、沉淀、处理、应用也将推动企业经营决策向数据驱动转变，革新企业财务能力，创建财务工作的新模式。
（一）财税管理新流程
1. 发票管理流程
（1）纸质发票管理流程。传统纸质发票流转和管理的过程中，对于开票方而言，企业要使用纸质发票，首先需要在发票票据核定范围内向税务局申领，申领完成后企业可自行领取空白纸质发票或由税务机构邮寄。当企业完成交易并确保交易信息无误后，需要通过开票软件手工录入发票明细信息进行开票动作，并打印出纸质发票，通过邮寄等方式交付。同时由于纸质发票限于领购单位和个人在本省、自治区、直辖市内开具，异地、集中开票难以实现，企业需要在各地分别设立专门的开票团队。
受票方接票后，财务人员需登录税局增值税发票查验平台检验发票真伪。若发票为增值税普通发票，则需要业务领导和财务人员人工对发票基本信息、发票合规性、报销标准规范性等一一进行审核后才能完成入账；若发票为增值税专用发票，除需人工查验、审核、入账外，每月月底企业财务人员还需要逐一对本月进项发票抵扣联进行扫描，并完成认证抵扣，最后由财务人员线下手动对发票进行匹配、归类、编号和入库归档。
▲ 图1 传统纸质发票管理流程
上述管理流程下，纸质发票从领购、开具到接收、查验、认证、入档，每个环节都消耗了大量的人工劳动，发票流转速度慢、管理效率低，相关风险往往也难以得到有效控制。
（2）电子发票管理流程。电子发票的应用，特别是全电发票的尝试，在推进发票全领域、全环节、全要素电子化的同时，也将促使企业不断强化信息化建设，加速部署新兴技术应用，推进发票领购、开具、接收查验、审核等流程环节迈向自动化、智能化，现以全电发票管理流程为例进行详细分析。
▲ 图2 全电发票管理流程示例
发票开具：企业开具全电发票无需使用税控设备，也不需要办理票种核定和发票领购，根据税务机关基于纳税人风险程度、纳税信用级别、实际经营情况等因素确定的开具金额额度，使用全国统一的电子发票服务平台即可开票。全电发票进入全面推广阶段后，企业可以将自身财税信息系统与电子发票服务平台进行对接，通过集成内外部信息系统提升流程自动化水平。企业搭建开票协同平台，并与前端销售系统、ERP 系统进行联通，在业务人员提交开票申请后直接获取对应的销售订单等业务信息，形成待开票数据，销项发票管理系统对数据进行检验、修改、拆分、合并等处理，并直连电子发票服务平台完成全电发票自动化开具。发票生成后可以通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付，也可通过电子邮件、二维码等方式自行交付全电发票。
发票接收、查验、报账：对于受票方来说，电子发票服务平台税务数字账户将自动归集接收到的全电发票数据，支持企业对全电发票进行查询、下载、打印，并依托于企业内部系统与电子发票服务平台的集成，帮助企业从税务数字账户中自动获取全量的发票结构化数据。对于从电子邮件等渠道取得的全电发票，企业可以通过供应商智能结算系统等内部系统与电子发票服务平台的接口联通，快速完成发票查验。归集完成的发票数据可在企业自建的供应商智能结算系统中与采购订单及验收单完成自动化的三单匹配，业务信息和发票信息同步流转至报账系统提请报账。
发票审核入账：财务人员审核报账单据及发票信息时，可借助规则引擎，根据预先设置的审核要点和规则库，对发票承载的结构化数据与审核规则进行自动校验，进行发票合规性、合同合规性、报账规范性等方面的智能审核，当审核结果存在异常或机器无法判断时，相关单据及发票将转向人工审核，并向财务人员进行风险预警，提示审核异常点。审核通过后在核算系统完成自动入账。入账完成后企业需要通过系统接口向电子发票服务平台同步发票入账状态信息，对应的发票将在电子发票服务平台中标记发票入账标识。
发票认证：企业发票池系统从业务报账等系统中获取各类发票的结构化信息，并向进项发票认证系统同步待认证发票。进项认证系统智能判断发票是否满足可认证条件，并向财务人员推送可认证发票信息，由财务人员根据相关税务规定进行勾选抵扣操作，通过与电子发票服务平台的接口完成集中批量认证。
发票归档：依托于电子档案系统，电子发票能够实现无纸化归档。电子档案系统与多系统集成，自动归集包括电子发票在内的全量档案信息，并根据内置编码规则，完成电子发票与其他类型的相关电子凭证的精准匹配，虚拟化分册归档。企业需要调用相关档案信息时，能够通过目录查询、关键字检索、综合查询、模糊检索等多种检索方式快速便捷地调阅相关信息。一方面削减发票存储保管成本，另一方面有效促进了发票信息利用高效化。
2．纳税申报流程
（1）传统纳税申报流程。纸质发票时代，发票管理模式的粗糙和分散使得企业的涉税信息很难得到全面、统一、系统化的留存和管理，计税、申报流程效率低下。财务人员计税核算时主要依靠手动取数，为保障涉税数据的完整性和准确性，需要进行大量人工核对工作, 并且普遍使用Excel工具完成繁重的税务核算，财务人员需要自行识别和判断不同业务适用的税收规则和政策，并手工调整税会差异。核算完成后手工填制纳税申报表，向税务机关报送。由于复杂的税务规则和更新较快的税务政策，多算、漏算、错算风险较大，且对于纳税实体多、分布分散、业务量大且复杂的集团型企业来说，计税、申报流程将极大地消耗财务人员的时间和精力，给企业带来高额人力成本以及潜在的税务风险隐患。
（2）自动化纳税申报流程。在电子发票应用的驱动下，企业生产经营涉及的全类型发票的集中、高效管理成为现实，财税信息系统汇集着全量的票面信息、发票状态、相关业务交易内容及账务处理结果，为计税、申报流程向自动化转变做好了充分的系统和数据准备。
税务核算：自动化计税、申报流程下，纳税申报系统与前端ERP、进销项发票系统、合同管理系统等高度集成，自动抓取相关涉税数据，智能完成数据校验，搭建以增值税为代表的各税种台账，保障税务核算基础数据的准确性和完整性。企业可以在系统中设置适用的计税规则，纳税申报系统将根据规则定义完成便捷、快速、准确的智慧税务核算，同时支持人工复核后对核算数据进行调整，极大减轻了纯手工算税模式下的计税核算压力，降低核算错误风险。
纳税申报：企业可在纳税申报系统中配置办税事项，维护税务法规库和减免税政策目录，通过展示税务日历、推送办税事项等功能避免办税人员逾期、遗漏申报，并提示免抵退税等相关优惠政策，帮助财务结合企业实务情况进行分析预判。生成申报任务后，系统根据预设的规则，依据税务核算结果自动化填充申报表，并支持财务人员手工校验、补充、调整。
制作完成的申报表可依托于纳税申报系统与税务部门的直连接口或通过纳税申报RPA（机器人流程自动化）完成单个或批量的报表报送。
（二）发票数据新应用
基于对发票数据信息的深度挖掘，企业借助数字技术可以实现对客户和供应商的精准画像，并对员工报销行为、企业税负情况、税务风险等进行实时、动态、精细化的分析。
1. 客户画像。客户画像是指通过收集与分析客户基本信息、社会属性、交易行为等数据，抽象出客户的商业全貌，是数字化时代企业挖掘潜在商业价值的有效手段。企业与客户的历史交易信息都在销项发票中得到完整记录，企业可以依托于销项发票数据建立客户数据库。一方面从客户维度出发，分析客户的购买频次、购买产品种类、历史购买数量、购买单价等信息，总结优质客户群特征，并对关键目标客户进行精准定位，以此为依据开展更具针对性的客商关系维护和营销工作；另一方面企业可以将发票中记录的交易信息与企业内外部其他数据进行关联，例如将过往发票包含的历次采购信息和对应的收款流水数据联动起来，分析客户的付款周期，进而挖掘出数据中蕴含的客户的行为模式及信用特征，捕捉历史交易行为和信用表现的相关性，为客户信用评价模型的构建提供数据基础。
2．供应商画像。基于进项发票数据沉淀，企业可以综合内部记录和外部信息，利用大数据分析技术，对过往采购交易中交易数量、交易时间、采购金额、采购单价、供货范围等指标进行综合分析，在此基础上得到供应商履约、供货周期、价格变动等行为表现的事实标签，搭建供应商的“全息画像”，并辅以可视化手段，多维度展示供应商全息画像核心特征。例如，汇集企业从各个供应商处历次采购的商品单价、采购总价以及折扣优惠力度，筛选平均报价合理的优质供应商，有利于强化采购成本控制；筛选红字电子发票，掌握历次采购的退货情况并分析原因，能够帮助企业把握各供应商的供货能力与产品质量情况。进一步讲，企业应当构建供应商全量信息库并基于多渠道数据进行实时更新，针对供应商全息画像的各项指标数据设计监控预警和差异化分析的功能，应用多种数据分析模型对供应商数据进行深层次应用，实现数据对物资采购和管理的有效赋能。
3．员工报销行为分析。发票是员工费用报销流程中最主要的报销凭据和审核依据。电子发票应用和报销流程的数字化使得员工报销业务信息和报销行为数据均得到了高效、准确地采集。一方面，从发票中采集的报销业务信息为企业精细化费用分析提供数据支撑，实现对企业费用支出底层数据的溯源，帮助企业全面直观地了解差旅、住宿、业务招待等支出细化、精确的数据，辅助企业从城市、员工等多个维度了解费用支出结构，为制定科学合理的费用优化方案提供支持；另一方面，在费用报销流程中基于对发票的审核和对报销行为的分析，能够有效反映出员工对报销制度的遵从性、报销业务的真实合理性、报销发票的合规性。系统能通过规则引擎对异常发票进行实时监控，同时也能对员工报销行为留痕数据进行统计分析，促进员工报销行为规范化。
4．企业税负管理。全面营改增之后增值税发票成为企业税负管理最重要的工具之一。增值税发票电子化有助于企业将生产经营过程中所涉及的发票在系统中进行集中管理，进而得到企业交易行为全面、详细的涉税数据，包括各个业务类型及各类产品的适用税率、历次采购产生的进项税金额、历次销售产生的销项税额、适用的税收优惠、发票认证抵扣情况等。基于上述数据，通过大数据分析工具，企业能够设计分实体、分区域、分业态、分产品种类的多维度、多视角、多层次的税负分析体系，帮助企业直观、高效地判断总体及各个下属纳税主体的税负压力现状，对比同行业税负率，预测未来纳税支出，最终服务于企业总体纳税筹划决策，助力企业提升成本控制和价值创造能力。
5．税务风险管控。发票票面数据和状态信息是企业最重要的涉税信息。发票电子化助推企业涉税信息池建设，促使海量的全票面数据以结构化的方式存储在系统中，直观展示发票的抵扣、申报等状态。基于信息池数据，企业能够根据法律法规和监管要求，设置税务风险场景，明确风险特征，定义科学、精准的税务风险核心分析指标，构建全面、完整的税务风险数字化评估模型，利用模型和发票等涉税数据，定期或不定期地评价企业总体税务风险水平，强化企业对涉税风险的把控。同时，明确各个涉税流程中的风险控制点，并借助系统规则引擎和机器学习算法，建立税务风险实时监控、及时预警机制，实现对发票等涉税数据的全面透视和联动分析，如企业可以通过预置审核规则，标记并提示连号的报销发票，筛选出异常、敏感的信息记录，借此挖掘出潜在的涉税问题，促进风险管控转向前置化，更大程度降低税务违规情况发生的可能性。
三、如何把握电子发票应用新机遇
面对电子发票应用的潮流，企业应积极应对。首先，要积极转变思想观念，在企业内部做好电子发票应用相关的培训和宣贯工作，帮助全体员工建立对电子发票这一新事物的正确理解，提升对电子发票的接受度和在实务中应用电子发票的积极性。在此过程中，要特别注意打消高层管理者对电子发票的疑虑，赢取其对电子发票实践的支持。其次，要全面推进信息化建设。电子发票开具、传输、报销、查验、审核、归档的全过程都需依托于企业信息系统，只有完善信息系统架构，提升信息系统对流程的覆盖度和系统之间的集成度，打通业务、财务、税务系统之间的信息通路，才能实现发票全流程电子化落地，真正发挥电子发票的应用价值。再次，企业要为电子发票的落地应用做好制度建设和流程改造，充分利用电子发票的电子化、网络化、数字化特性，梳理重构整个业财税链路。最后，企业财务人员要为电子发票应用实践做好准备，积极学习电子发票相关知识，重塑自身知识、能力结构，尤其要强化信息系统使用能力，增强数据意识，提升数据洞察与分析水平，在新时代为企业财务管理创造新价值。
主要参考文献：
[1]中兴新云. 增值税专票电子化——打通财税数字化最后一公里[R].2020.
本文引用格式：
陈健. 电子发票：助力财务管理创新实践[J].财务与会计，2022(10)：45-48.
