【财务信息技术】基于价值创造的智能人机协同
基于价值创造的智能人机协同
本文发表于《财务与会计》2022年09期
【摘要】在当前数字化变革的时代背景下，企业需要从庞大、复杂的数据中高效筛选出有效数据并将其转化为数据资产，同时进一步利用其实现价值提升。RPA（机器人流程自动化）是企业顺应数字化变革、更好发挥财务大数据中心作用的有效工具，通过实践应用保障业务发展和管理决策中的数据需求，为管理变革转型和价值创造奠定坚实基础。本文以中国石油财务共享中心的RPA 实践为例，介绍其技术特点、应用环境和创新应用实践，并从应用效果、未来展望等方面对RPA在企业财务管理中的应用进行分析解读。
【关键词】机器人流程自动化（RPA）；人机协同；财务共享；“小铁人”
正文共7743字，预计阅读需要18分钟。阅读本文你将了解：
什么是RPA？
RPA在中国石油的应用
共享中心将在哪些方面持续推进数字化共享服务？
一、引言
RPA（机器人流程自动化）是通过运用用户界面层的技术，严格执行基于一定规则的可重复性任务的工具。RPA 技术可在多个职能领域实施，包括财务、采购、信息技术、税务、供应链、人力资源和客户服务等。RPA 在财务领域应用最广泛的是财务机器人，可模拟人类进行大批量、重复操作，并可以7×24 小时不间断工作，在原有信息系统架构基础上实现异构系统的贯通。
RPA 技术通过对人类操作和判断的模拟，实现数据的收集和整理、验证和分析、记录、协调和管理、计算和决策、沟通、报告等一系列功能，通过结合一系列认知技术，代替传统财务人工的数字化应用，实现财务流程自动化。
财务机器人是RPA 技术在财务领域的具体应用，针对财务工作的业务内容和流程特点，以自动化替代财务手工操作，辅助财务、业务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务。企业可以将财务机器人视为组织中的虚拟劳动力，对于财务工作中基于明确规则的可重复性工作流程，财务机器人可实现在特定流程节点代替传统人工操作和判断。
人机协同实际上包含三层含义：一是人机交互，可以通过视觉感知、听觉感知、对文字的感知等各种技术来提升认知和决策等能力；二是人机融合，专家协助AI 解决机器未解决的问题；三是人机共创共生。人工智能将从态势感知、多维分析、目标引导、智能决策的全过程极大地提升人机协同效能，在财务领域突出表现为人机协同的智能财务决策。而智能决策的实现一般有两种途径：一是将人机系统获得的财务信息和目标信息，与专家系统中的数据库和知识库进行对比，借助人工智能自动推理技术，经过计算机快速处理，生成相应的决策；二是通过深度学习，模仿人脑机制，通过多层的节点和连接，逐步感知不同层级的抽象特征，通过不断地自我学习完成高度抽象的人工智能任务，生成决策。
二、RPA 在中国石油的应用
中国石油天然气集团有限公司（以下简称中国石油）作为国有特大型石油石化企业，是产炼运销储贸一体化的综合性国际能源公司，业务遍布80 多个国家地区，涉及油气业务、炼油化工与销售、油田技术服务、石油工程建设、石油装备制造、金融服务和新能源开发等九大业务板块。面对建设世界一流综合性国际能源公司和创建世界一流示范企业的双重要求，中国石油集团共享运营有限公司（以下简称共享中心）于2017 年开始筹备，2019 年7 月正式成立，是中国石油在全面深化管理体制改革进程中按照国际通行的全球商业服务（GBS）模式建立的新型企业，现阶段主要向内部业务单元提供财务共享服务及人力资源共享服务。
共享中心持续打造以“智能、连接、洞察”为核心的共享生态系统，推动以机器人流程自动化及人工智能为代表的智能化技术应用。2017 年5 月，中国石油正式启动财务共享服务平台建设，提出“大、智、移、云”前沿技术应用框架，对大数据、人工智能、移动应用和云计算等新技术应用做出总体规划；2017 年12 月，中国石油财务共享机器人“小铁人”诞生，正式开启了财务共享智能时代；2018 年，共享中心与上海国家会计学院等多家机构联合成立“智能财务研究中心”，共同推进智能财务研究工作；2019 年，智能识别、知识图谱等智能化技术在相应业务场景落地；2020 年，面对新冠疫情与油价超跌双重挑战，共享中心贯彻落实“提质增效”要求，进一步加大智能财务实践力度与范围，并获得首届智能财务最佳实践奖。其后，共享中心持续深化智能化应用，大力运用大数据、人工智能、云计算等数字技术，进一步推动组织转型，提高中国石油整体运行效率和管控能力。
（一）落地实施
1. 技术特点。RPA 是基于计算机脚本语言以及实现用户界面的软件工具，用软件自动化方式代替人工处理大量重复的、基于明确规则的工作流程任务。
RPA 的创建是基于对具体业务应用场景的分析，负责处理的业务需要满足工作量大、重复度高、逻辑规则明确等条件。通过梳理业务流程中人所操作的动作及人所进行的职业判断，将判断映射为系统中的具体校验规则，然后由系统开发人员运用机器人、深度学习、实时监控等技术，基于大中台及微服务架构，完成软件抽象及服务连接，研发并应用RPA。
RPA 主要具有以下特点：一是具有标准化和流程化的作业特点，有明确的规则操作，可自动处理对应流程中明确可被数据化的指令和输入，并保持对规则的高度执行力；二是能够保持较强的管控和监督力，所有操作具有高度可追溯性；三是以外挂形式部署于原有系统，对系统底层架构和业务处理流程影响较小且可控。
2. 应用环境。中国石油在财务共享建设过程中将会计核算、资金结算等业务纳入共享中心统一处理，充分利用信息化手段，将复杂工作简单化、标准化，通过对业务流程、规则进行标准化管理，迅速识别重复工作场景，消除多余、低附加值作业，实现同质业务专业化处理。通过梳理操作流程、审核规则、风险评估、异常处理机制、系统评估，形成一套具有中国石油特色的RPA 应用运行框架及开发模式。
中国石油在RPA 应用方面采用汉明码、时序数据库、OCR、发票验真、发票查重、定时监测等技术自主开发。共享运营平台作为RPA 的应用框架，主要开发了规则引擎、凭证引擎、调度引擎、机器人运行监控、异常处理等功能，通过与司库平台、FMIS 等多系统集成，实现了对业务流程中各处理节点的服务调用（参见图1），满足了RPA 处理过程中对不同业务规则校验的要求。
▲ 图1 中国石油财务共享RPA运行原理
3. 创新应用实践。共享中心始终将技术创新作为核心驱动力，积极运用新技术促进质量提升、效率提高和成本降低。在RPA 技术应用方面，共享中心坚持以业务为主导，通过场景挖掘、需求评估、开发配置、程序测试、投产优化等机制，先后自主开发并上线制证类、审核类、发票认证类、资金支付类、银行回单分拣类、电子会计档案归档类等6 类200 个“小铁人”机器人（参见图2），实现了规模化应用，“小铁人”平均处理效率为人工的20 倍，机器人的应用使共享中心完成从人力密集型向技术密集型的转变，实现了低成本、高质量服务和发展。
▲ 图2 中国石油财务共享RPA机器人分类
（1）凭证制证机器人。会计核算是财务共享核心业务之一，中国石油的核算单位多、层级深、业务广，财务共享以服务目录接收各单位提交的服务请求，共享中心基于统一的规则引擎、凭证引擎、调度引擎，分别为不同服务目录设置了不同的“小铁人”制证机器人。对于各种业务场景下的制证处理，凭证制证机器人按照系统化的审查规则自动读取并校验付款单据信息，调用司库平台获取凭证信息后，检查借贷是否相等、辅助核算是否完整，全部通过后通过凭证引擎完成制证。当出现异常情况时，“小铁人”自动记录异常日志并跳过此任务继续执行其他任务，异常任务自动被推送至共享运营平台任务池并派工至人工处理。目前，共享中心在员工报销、资金收款、付款、转款、销售公司非油核算等业务方面实现了自动化制证。
（2）凭证审核机器人。在财务共享模式下，每个业务场景被拆解到不同岗位，凭证审核机器人依赖系统化的人工审查规则进行自动校验，根据办理任务自动读取对应业务单据生成的凭证，检测凭证是否正在被修改，对司库系统中相应付款单据进行匹配和校验，检查凭证在交易中是否已确认，判断被动核销方是否存在未审核记录，校验全部通过后完成凭证审核工作。共享中心已在员工报销、资金收款、付款、转款、销售公司非油核算等方面实现了凭证自动化审核。
（3）发票认证机器人。发票查验功能通过进项发票通道与国税总局增值税发票查验平台（以下简称发票查验平台）对接，报销业务提报时，系统获取发票的结构化全票面信息，在报销业务完成会计制证后，系统自动记录业务表单与发票、凭证之间的关联关系。在会计凭证完成审核后，系统自动将与凭证对应的增值税专票信息推送发票认证机器人，发票认证机器人按照系统配置的规则（如认证单位、账期与税期的关系、税号管控等），循环处理所有组织机构和税号中的待认证发票，将获取到的待认证发票发送认证申请到发票查验平台，自动检查已经发送认证申请的发票是否认证成功；对于认证失败的将记录到认证失败列表中，后续认证失败发票自动认证通过的，将自动从认证失败列表中去除。
（4）资金支付机器人。中国石油财务共享付款业务流程为先挂账后付款，付款流程采用先付款后制证模式。在报销业务核算过程中，对于事项的真实性、发票及其他支持性附件、收款账户信息等已完成审批。在付款业务处理过程中，涉及资金支出账户、支付方式、账务处理方式等均按默认规则预设，资金支付机器人通过核对收款人名称、开户名称与报销单结算信息一致性，确认收款人名称与开户名称相同，检查付款单已汇总日资金计划并推送额度，校验代付单位选择是否准确，确保代付单位信息与账户管理单位付款账号信息保持一致，支付金额与报销单结算信息、金额保持一致，支付方式为“财企直连”，资金支付机器人完成上述收款人账户信息校验、付款指令发送、付款指令跟踪，检测到银行付款成功后完成支付任务。
（5）银行回单分拣机器人。通过建立银行回单信息与会计凭证信息的对应关系, 基于中国石油司库系统提供的与中国石油财务公司及商业银行线上直联功能，以及会计档案电子化管理功能，银行电子回单通过中国石油财务公司流转至司库平台，银行回单分拣机器人通过查询司库平台、中国石油交易平台、中国石油财务公司系统、商业银行等付款单、付款报文中的线索，完成银行电子回单与会计凭证的自动分拣匹配、电子化归档，取消了电子回单打印，极大地减少了回单的分拣与核对工作量。
（6）会计档案机器人。中国石油推广施行会计档案电子化管理后，在财务共享前会计档案的组卷工作改由各单位财务人员通过系统完成会计档案的电子化归档操作。在财务共享上线后，共享中心通过梳理业务流程及业务规则，定义会计档案自动任务参数及条件、搭建调度中心，实现电子会计凭证自动成册，会计档案组卷机器人负责完成所有会计凭证、原始凭证、会计账簿、财务报表的自动组卷工作，定期自动完成电子会计档案的成册、成册情况自检、成册审核、档案移交各项工作，并可区分不同地区公司、档案机构、期间，在月末或年末启用，每年自动组卷1 亿余卷内件，节省了档案管理员大量手工组卷时间。在共享运营管理体系下，“小铁人”如同共享中心的“数字员工”，岗位明确且职责清晰，可7×24 小时高质量完成本职工作，业务办理准确率接近100%，极大提升了共享中心的业务运营效率。“小铁人”根据规则自动处理业务，自动判断负责业务，出现异常情况记录日志并推送人工处理。通过建立新的管控模式和风险防控机制，在规则梳理、业务运营、日常管理、问题处理等方面强化管理，“小铁人”的工作实现了可管理、可控制、可扩展、可监控、可实时掌握，确保了财务机器人安全运行、风险可控（参见图3）。
▲ 图3 中国石油财务共享RPA机器人运行监控
4. 深度进阶应用。2021 年，共享中心利用先进技术驱动业务模式重构、管理模式变革、技术赋能创新，致力打造RPA 流程自动化平台和应用体系，实现共享业务承接能力提升。RPA 的深度进阶应用解决了财务共享业务全承接过程中工作量增长与人员不足、业务个性化与操作标准化、业务周期性加剧和人员产能、业务复杂多样和内嵌式机器人规则固化等方面的矛盾和问题。
（1）ERP 系统月末数据核对和结转。针对ERP 月结时需核对物料及产品工时等生产信息，财务、业务生产报表不一致时需业务部门调整，确保报表及订单数据一致并完成副产品分摊和订单补平，进而生成融合FMIS（财务管理信息系统）的现状，共享中心开发设计的RPA 机器人自动登录ERP 系统，执行相关事务码检查成本报表，进行投料、产出、工时等生产信息核对，通过查看作业分割情况，在制造费用、人工、折旧等财务信息核对一致后执行月结操作，并将凭证传输至FMIS，解决了月结操作步骤复杂、运行时间长的问题，缓解了业务人员月底集中处理工作量大的情况，大幅提升了工作时效，保障了业务处理及时性。
（2）EAM（资产管理系统）平台计提折旧和月末检查。针对各单位每月需分别登录EAM 平台多责任中心，进行计提折旧摊销、月末折旧管理、封存管理操作等相对简单、规律性强、重复性操作的情况，RPA 机器人可对责任中心选择、折旧检查和计提、查看处理结果、月末检查和自动封存各过程进行自动化操作。部署云端后，机器人可根据设定的时间自动开启并工作，实现自动登录EAM 平台，切换单位选择二级责任中心，选择计提折旧菜单至明细单位，进行折旧检查和计提折旧操作，检查折旧状况是否完成，并循环处理下一单位同类业务。
通过自动执行各责任中心折旧计提、月末检查和封存等操作，比照相关企业原业务处理时长，每月可节约10.5工时，每年可节约126 个标准工时。
（3）油品零售电子券还原。油品零售电子券还原相当于油品销售的折扣业务，消费者在消费油品中使用了电子券，销售企业业务人员需要每十日在ERP 系统按照公司代码分别执行还原操作。RPA 机器人在配置和实施的过程中，将循环所用的“公司代码”列入参数表，根据设定列里键入的值依次获取，在用户插入Ukey 后识别用户名，通过输入密码进入认证平台后进入ERP 系统，自动输入“公司代码”“过账期间”后进行检索，自动点击“全选”“生成还原凭证”，查看状态为绿色灯时结束，并循环执行下一个公司代码。部署云端后，通过设置启动时间和定时开启，地区公司业务人员只需进行监控，RPA 机器人根据人工设置自动循环执行还原操作，减少了人工处理数据的过程和步骤，一个操作周期可节省约14 个标准工时。
（4）非销售企业销售发票过账。非销售企业发票过账的频率为一天两次，月末结账期间需要提高处理频率，每次处理时长至少30 分钟，前端业务人员需通过ERP 处理销售订单、预制发票，再由财务人员进行ERP 过账处理生成销售挂账凭证。共享中心针对该业务设计应用的非销售企业发票过账RPA 机器人，可实现自动登录ERP系统、选择事务代码、输入公司代码与过账日期，执行全选过账，检查过账是否成功并循环下一公司执行业务，可高效替代人工过账操作。
（5）基本工资变动。针对基本工资变动调整，各单位每月需登录人力资源管理系统，导出相关报表，据此计算因岗位变动引起的工资薪酬变动数据，将数据导入人力资源管理系统。RPA 机器人可实现自动登录人力资源管理系统，自动下载人力资源系统变动后岗位信息及原工资及津补贴标准，调用本地VBA 工资自动套算程序，实现“基本工资/ 津补贴标准全流程自动套算”和套算结果自动上传，交付服务单位花名册和审批表自动生成。
另外，共享中心针对海外财务共享开发跨系统数据传输、汇率采集、多语种翻译等25 个RPA，解决了海外业务涉及信息系统多、数据采集难度大等问题；结合财务共享和人力资源共享业务特点，自主开发数据检查、薪酬计算、统计分析等228 个RPA，年可节约共享中心用工约30 人。
（二）应用成效
1. 提高核算质量。共享中心按合规管控要求进行独立审核，在“小铁人”协助下，累计审核发现发票不合规、报销金额大于票据金额、无合同或超出合同范围、缺少支持性附件等合规性问题9 万多笔，发挥了合规管控的作用，财务退单率较上线初期减少90% 以上。
2. 提升运营效率。共享中心制证量现已达2400 万笔/ 年，通过在业务运营过程中突出智能化特征，广泛深入应用RPA 技术，自主研发上线的“小铁人”处理任务量占54% 以上，98%以上工作在48 小时内完成办理，业务办理质量效率达到行业较高水平；部分流程（比如金额低于5000 元的员工费用报销）已实现共享中心内部全流程自动化处理，运行效率处于同行业领先水平。
3. 降低运行成本。共享中心财务共享“小铁人”处理效率平均为人工的20 倍，按全时用工和最优工作效率计算，相当于减少共享中心用工600 余人，预计年节约人工成本约1.2 亿元，基础性财务工作得到自动化高效处理，使财务人员能够从低价值的重复工作中解放出来，从事更加增值的管理工作，助力财务转型及增值创效。会计档案电子化在中国石油各分子公司138 家单位推广应用，综合电子化率达到50%，每年可节约纸张2.5 亿张、硒鼓2.1 万个，节约成本5400 万元。
4. 增强风险防控。公司依靠RPA 技术上线进项税发票平台，搭建集中统一的进项税发票池，并与国税总局发票系统集成。每张申请报销的进项税发票，一方面从中国石油进项税发票池进行查重，刚性控制已经报销的进项税发票不能再次报销；另一方面从国税总局发票系统进行实时自动验真，国税总局电子底账不存在的发票不能进行报销。进项税发票平台上线以来，累计拦截不合规发票5 万余张，税务风险防控能力得到有效发挥。
三、未来展望
共享中心将在以下方面持续推进数字化共享服务：一是加速应用RPA，将可规范化、标准化的业务或跨系统的业务通过RPA 模拟人工操作，实现更大规模化应用；二是深化自动化、智能化应用，将图像识别、语音识别、知识图谱等智能化技术应用到端到端流程，使数字化劳动力大规模参与业务处理，提升用户体验及共享服务质量和效率；三是随着自然语言处理、神经网络、深度学习等人工智能化技术的探索应用，数字化共享服务将在更广范围提供智能管控、智能预测、智能决策等服务，发挥智慧共享力量，为业务和管理赋能。
本文引用格式：
荆宝森，李小春，张瑞. 基于价值创造的智能人机协同[J].财务与会计，2022(09)：10-14.
